Fragen und Antworten

... zur NM Card als regionale Sachbezugs-Lösung

Fragen zum organisatorischen Ablauf:

Wie kann ein Unternehmen die NM Card als Sachbezugs-Lösung einsetzen?

Die Einrichtung der Sachbezugs-Funktion ist denkbar einfach. Mit uns Kontakt aufnehmen, nötige Angaben zum Unternehmen übermitteln, wir machen den Rest. Vom Erstkontakt bis zur Einsatzbereitschaft müssen keine zwei Wochen vergehen. Am schnellsten geht es online auf www.nm-card.de/sachbezug


Wann erfolgt die Rechnungsstellung?

Sie erhalten zwei separate Rechnungen: Eine Abrechnung der Kartenaufladung (monatlich) und die Abrechnung der Aufladegebühren (monatlich).


Wie erfolgt die Bezahlung der Rechnungen?

Sie können alle Rechnungen ausschließlich und bequem per Lastschrift bezahlen.


Ist einen Nachweis für das Finanzamt erhältlich?

Als Nachweis für das Finanzamt kann die Rechnung über die monatliche Aufladung der Karten verwendet werden. Die Rechnungen erhalten Sie automatisch per E-Mail.


Wem gehören die bereitgestellten NM Cards?

Die NM Cards bleiben im Besitz des Systembetreibers (aktives Neumarkt e.V.) und werden den Unternehmen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Bei eigens für das Unternehmen produzierten Karten mit individuellen Kartendesign, gehen die Karten in den Besitz des Unternehmens über.


Ist ein individuelles Kartendesign möglich?

Ein individuelles Kartendesign auf der Vorderseite ist zukünftig geplant. Bis dahin kommen die NM Card mit dem regulären Design zum Einsatz.


Können die Karten personalisiert werden?

Auf der Rückseite jeder NM Card ist eine individuelle Kartennummer aufgedruckt. Weitere aufgedruckte personalisierte Elemente sind auf der Karte nicht vorgesehen. Die Karten können aber durch die Unternehmen mit einem individuellen Aufkleber (max. Größe 47 x 20 mm) auf der Rückseite versehen werden. Im Verwaltungsportal können den Karten zudem weitere personalisierte Angaben zugeordnet werden.


Wie viel kostet eine Ersatzkarte?

Sie erhalten bei der Erstausstattung die benötigte Anzahl NM Cards plus einer Reserve von 10% kostenlos zur Verfügung gestellt. Die kosten für darüber hinausgehende Ersatzkarten betragen 1,- Euro/Stück. Zusätzliche Karten, also für weitere Mitarbeiter die hinzugefügt werden sollen, zählen nicht als  Ersatzkarten und können ebenfalls kostenlos von uns bezogen werden.


Fragen zur Verwaltung der Karten, Mitarbeiter und Guthaben:

Wie erfolgt die Verwaltung genau?

Mit den Zugangsdaten die sie von uns erhalten haben, können Sie sich unter  in ihr Verwaltungskonto anmelden. Dort finden Sie eine Übersicht der bisher erfolgten Aufladungen und die NM Cards der Mitarbeiter können verwaltet werden. Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ können neue NM Cards angelegt und bestehende verwaltet werden.


Welche Angaben werden zum anlegen einer Mitarbeiterkarte benötigt?

Die anzugebenden Angaben wurden auf das notwendigste begrenzt. Es wird lediglich die Kartennummer, der Name des Kartenbesitzers  (oder z.B. eine interne Personalnummer) und das aufzuladende Guthaben benötigt.


Kann eine Aufladung ausgesetzt werden?

Der Status jeder Karte kann in der Mitarbeiterverwaltung jederzeit auf den Status „inaktiv“ gestelt werden. Solange der Status „inaktiv“ gewählt ist, findet keine Aufladung statt und es fallen auch keine Aufladegebühren an.


Muss für alle Mitarbeiter der gleiche
Aufladebetrag gewählt werden?

Nein. Sie können für jeden Ihrer Mitarbeiter den monatlichen Betrag individuell festlegen. Dieser kann in Ihrem Kundenkonto zudem jederzeit unter „Mitarbeiter“ für den nächsten Monat geändert werden. Beachten Sie aber dass die steuerliche Freigrenze 44,– € pro Mitarbeiter/Monat beträgt. Bei Überschreitung muss der kompletten Betrag versteuert werden.


Welche Mitarbeiterdaten kann man ändern?

Unternehmen haben die Möglichkeit die für eine Aufladung nötigen Mitarbeiterdaten im Kundenkonto zu ändern.


Wie kann ich neue Mitarbeiter hinzufügen?

Neue Mitarbeiter können jederzeit in ihrem Verwaltungskonto hinzugefügt werden.


Was passiert wenn Mitarbeiter ausscheiden?

Wenn z.B. ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt genügt es den zugehörigen Eintrag im Verwaltungskonto zu entfernen. Ab dem Zeitpunkt der Löschung wird kein neues Guthaben mehr auf die Karte geladen. Der Mitarbeiter kann aber natürlich noch das restliche Guthaben, das bereits auf die Karte aufgeladen wurde, ausgeben. Wenn Sie die Kartenaufladungen eines Mitarbeiters nur vorrübergehend stoppen wollen, setzen Sie den Status des jeweiligen Mitarbeiters lediglich auf „inaktiv“.


Was passiert mit dem Guthaben auf der Karte, wenn der Mitarbeiter die Karte zurückgibt?

Guthaben sind beim NM Card-System nicht an einzelne Karten gebunden, sondern werden einem „Nutzerkonto“ zugeordnet. Dieses Konto kann beliebig viele NM Cards umfassen. Um das Guthaben weiter zu nutzen genügt es deshalb das der Mitarbeiter seinem Nutzerkonto eine andere Karte hinzufügt. Eine Auszahlung des Guthabens an den Mitarbeiter ist rechtlich nicht erlaubt.


Müssen die an die Mitarbeiter ausgegebenen NM Cards zwingend einem Nutzerkonto zugeordnet werden?

Nein. Die NM Cards sind für bestimmte Funktionen, wie das erhalten von Guthaben beim Einkauf, sofort einsatzbereit. Für sicherheitsrelevante Funktionen, also immer wenn Guthaben „abfließen“ soll, ist zwingend eine Zuordnung der Karte zu einem Kartenbesitzer, notwendig. Da aber die Zuordnung der Karte zu einem Nutzer, auch durch die Eintragung der Mitarbeiterkarte im Verwaltungsportal möglich ist, muss der Mitarbeiter die NM Card nicht zwingend einem Nutzerkonto zuweisen.


Warum ist ein Zuordnung der NM Card zu einem Nutzer überhaupt Pflicht?

Damit die NM Cards vor Diebstahl und Missbrauch Dritter geschützt bleiben, ist das Erstellen eines Nutzerkontos zur Karte auf www.nm-card.de Pflicht. Dadurch stellen wir auch sicher, dass der Kartennutzer bei Verlust leichter nachweisen kann, dass er der rechtmäßige Besitzer ist. Einzige Ausnahme ist es, wenn die Karten von einem Unternehmen als Sachbezugs-Lösung eingesetzt werden.


Fragen zur Benutzung der NM Cards:

Wofür kann die NM Card und das darauf befindliche Guthaben verwendet werden?

Die NM Card ist vielseitig einsetzbar. Ob als Vorteilskarte beim einkaufen bei den NM Card-Partnern (siehe unten), als Parkkarte in den Parkanlagen der Stadtwerke Neumarkt oder als Sachbezugs-Lösung für Arbeitgeber.


Ab wann steht das aufgeladene Guthaben zur Verfügung?

Das neu aufgeladene Guthaben kann unmittelbar nach erfolgter Aufladung verwendet werden


Wie lange sind die Karten gültig?

Die NM Cards selbst haben kein Ablaufdatum. Das durch Arbeitgeber als Sachbezug aufgeladene  Guthaben hat ebenfalls kein Verfallsdatum.


Können die Mitarbeiter selbst Geld
auf die Karten laden?

Für den Karteninhaber besteht keine Möglichkeit selbst Geld auf die Karte zu laden


Ab wann steht das aufgeladene Guthaben zur Verfügung?

Das neu aufgeladene Guthaben kann unmittelbar nach erfolgter Aufladung verwendet werden


Wie bezahlt man mit der NM Card?

Bezahlen mit der NM Card ist denkbar einfach:
Die Karte im Geschäft an der Kassen einfach vorzeigen. Mittels eines Lesegeräts wird die Karte vom Personal optisch per QR-Code oder kontaktlos per NFC identifiziert. Das vorhandene Guthaben kann anschließend auf den Rechnungsbetrag angerechnet werden. Reicht das vorhanden Guthaben nicht für den kompletten Rechnungsbetrag, kann der offene Restbetrag anderweitig beglichen werden. Bitte beachten Sie: Das bezahlen mit der NM Card ist nur wenn diese mit einem Nutzerkonto verknüpft wurde möglich.


Wo kann ein Kartenbesitzer prüfen, wie viel Guthaben auf der Karte ist?

Die Guthabenprüfung ist im Zusammenhang mit der neuen Datenschutzverordnung ausschließlich über das passwortgeschützte Nutzerkonto möglich. Dort kann das Kartenguthaben und die letzten Transaktionen eingesehen werden. Die Guthabenabfrage ist mit den gleichen Zugangsdaten auch über die NM Card App verfügbar (ab Q2/2021).


Fragen zum Thema Sachbezugs-Lösung allgemein (rechtliches)

Was sind steuerfreie Sachbezüge?

Sachbezüge sind steuerlich begünstigte Zuwendungen des Arbeitgebers, die nicht direkt in Euro und Cent ausgezahlt werden. Sie sind bis zu einer bestimmten Freigrenze steuer- und sozialabgabenfrei. In Form von Gutscheinkarten, wie der NM Card, können Sie Ihren Mitarbeitern somit mehr Netto durch die Nutzung von Sachbezügen zukommen lassen.


Wie ist die Gesetzeslage zum steuerfreien Sachbezug derzeit (Stand Jan. 2021)?

Der Bundestag und Bundesrat haben am im November 2019 eine neue Regelung für Sachbezüge verabschiedet. Diese gilt seit 01. Januar 2020:
Der steuerfreie Sachbezug darf nur noch „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht werden. Zudem sind nur noch Gutscheinkarten erlaubt, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien von § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz erfüllen. Diese Kriterien definieren folgende drei Arten von Gutscheinkarten:
Limitierte Netze wie z.B. bei Karten von Einzelhandelsketten oder regionalen CityCards, Limitierte Produktpalette für nur eine Produktkategorie (z. B. nur Fashion, nur Benzin etc.) oder Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken wie Gutscheinkarten mit vertraglich angeschlossenem Akzeptanznetzwerk in Deutschland. Da die NM Card nur bei vertraglich gebundenen Akzeptanzpartnern (NM Card-Partner) genutzt werden kann, greift § 2 Absatz 1 Nummer 10c des ZAG.


Warum darf die NM Card für den
Sachbezug eingesetzt werden?

Um für den Sachbezug nach § 2 Absatz 1 Nummer 10c des ZAG eingesetzt werden zu dürfen müssen folgende fünf Kriterien erfüllen:

  1. Die Gutscheinkarte kann nur in Deutschland eingelöst und genutzt werden.
  2. Unternehmen beauftragen den Anbieter mit der Ausgabe der Gutscheinkarten.
  3. Der steuerfreie Sachbezug bis 44 Euro wird im Sinne von §8 Abs. 2 Satz 11 EStG zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
  4. Es können nur Waren und Dienstleistungen mit der Gutscheinkarte erworben werden.
  5. Gutscheinanbieter und Akzeptanzpartner sind vertraglich verbunden.

Die NM Card erfüllt diese Kriterien.


Muss der Sachbezug auf der Gehalts-
abrechnung aufgelistet sein?

Der Sachbezug muss auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters als eigener Bruttogehaltsbaustein aufgelistet sein. Vor Berechnung des zu versteuernden Einkommens wird er wieder abgezogen.


Können 450 EUR-Kräfte und Teilzeitkräfte auch steuerfreie Sachbezüge nutzen?

Ja, die Sachbezug-Regelung gilt auch für Teilzeitkräfte und 450€-Kräfte (Minijobber) (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).


Alle Erläuterungen zu rechtlichen und steuerlichen Themen, dienen lediglich der unverbindlichen Information und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.